Diario de Innovación #91
El Arte de Explicar con Claridad y Confianza
Seguramente tú también hayas sufrido en tus propias carnes la siguiente escena. Estás en una reunión, explicando una idea que crees brillante. Pero a medida que hablas, notas que la gente revisa sus teléfonos, desvía la mirada o simplemente asiente sin entusiasmo. O quizás estás escribiendo un informe y, aunque tu documento crece en palabras, el mensaje parece perderse en un mar de información.
¿Por qué sucede esto? ¿Por qué algunas personas pueden explicar ideas complejas con claridad y precisión, mientras que otras pierden la atención de su audiencia?
Hoy vamos a descubrirlo con The Art of Explanation, el afamado libro de Ros Atkins, un periodista británico que ha perfeccionado la habilidad de convertir temas difíciles en piezas informativas concisas, impactantes y virales.
Si alguna vez has querido mejorar tu comunicación, ya sea para hablar en público, escribir con claridad o simplemente explicarle algo complicado a un amigo, este episodio es para ti.
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Te has preguntado alguna vez, ¿qué hace que una explicación sea efectiva?
Pensemos en Steve Jobs y la famosa historia del iPod. Cuando los ingenieros le presentaron el primer prototipo, él dijo: “No es lo suficientemente pequeño”. Los ingenieros aseguraron que era imposible reducirlo más. Jobs tomó el dispositivo y lo lanzó a un tanque de agua. Al ver burbujas salir del aparato, dijo: “Si hay aire dentro, entonces todavía hay espacio para reducirlo”.
¿Por qué esta historia es tan poderosa? Porque en una sola escena, Jobs hizo una explicación simple, visual e impactante.
De acuerdo con Ros Atkins, una buena explicación tiene diez elementos clave:
Simplicidad: Usa palabras cortas y oraciones claras.
Detalle esencial: Lo necesario, sin información de más.
Complejidad justa: No simplifiques demasiado ni satures de información.
Eficiencia: Usa el menor número de palabras posible.
Precisión: Sé exacto con los datos y términos.
Contexto: Explica por qué la información es relevante.
Sin distracciones: No dejes que detalles innecesarios confundan.
Enganche: Mantén a la audiencia interesada.
Utilidad: Responde a una pregunta real o necesidad.
Claridad: Si tú dudas de tu mensaje, tu audiencia también lo hará.
Si aplicas estos principios, tus explicaciones serán mucho más efectivas.
Otro de los trucos de cualquier buen comunicador según Ros Atkins es conocer a su audiencia.
Pongámonos en situación: si tuvieras que explicar qué es la inflación, ¿lo harías de la misma manera para un economista que para un niño de 10 años?
Uno de los mayores errores al explicar algo es no adaptar el mensaje a la audiencia. Para hacerlo bien, hazte estas preguntas:
1. ¿Quién me escucha? No es lo mismo hablarle a un directivo que a estudiantes.
2. ¿Cuánto saben del tema? ¿Son expertos o novatos?
3. ¿Cómo prefieren recibir la información? ¿Video corto, texto, presentación?
4. ¿Cómo personalizo el mensaje? Conecta el mensaje con su realidad.
5. ¿Cómo transmito credibilidad? Usa datos, experiencia o referencias claras.
Si ajustas tu explicación a estas respuestas, lograrás que la gente realmente te escuche.
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Si quieres estructurar una gran explicación, Atkins propone 7 pasos fundamentales:
Prepara el mensaje: Define el punto principal en una sola oración.
Reúne información confiable: Usa fuentes verificadas y datos relevantes.
Destila lo esencial: Quédate con lo más importante y descarta lo innecesario.
Organiza la información: Divide en secciones lógicas y claras.
Conéctalo todo: Usa frases de transición como “Ahora veamos…” o “Esto nos lleva a…”.
Ajusta y edita: Léelo en voz alta y elimina lo que sobra.
Piensa en la entrega: Usa ejemplos, pausas y recursos visuales si es necesario.
Si sigues estos pasos, transformarás cualquier idea en un mensaje claro y convincente.
Pero muchas veces, no disponemos del tiempo necesario para preparar una explicación o argumentación. Puede ser una pregunta inesperada en una reunión o una conversación improvisada en un evento. ¿Cómo explicar bien bajo presión? ¿Cómo llevamos a cabo explicaciones en situaciones impredecibles?
Primero, ten preparadas tus ideas clave en forma de pequeñas unidades de información. Por ejemplo, si eres organizador de eventos, puedes recordar cinco datos esenciales sobre tu experiencia, logros y habilidades.
Segundo, practica hacer conexiones entre ideas. Usa frases como: “Eso me lleva a otro punto importante…” o “Una forma de verlo es…”
Y tercero, usa técnicas de memoria, como chunking (agrupar información en bloques) o la técnica del palacio mental (asociar ideas con lugares imaginarios).
Si te preparas con anticipación, podrás improvisar sin perder claridad.
Pero muchas veces, menos es más, en cualquier proceso de comunicación. No siempre necesitas una explicación larga. A veces, la clave es ir al grano. Al igual que una mirada, un gesto o una sonrisa, son capaces de comunicar mejor que cualquier carta o texto.
Eso sí, si tienes que explicarle algo a tu jefe en un minuto, sigue los consejos de Ros Atkins. Hazlo usando la técnica BLUF (Bottom Line Up Front):
Empieza con la conclusión: “Tenemos tres opciones y la mejor es la segunda porque…”
Usa frases cortas y concretas: Sin rodeos ni explicaciones innecesarias.
Estructura bien tu mensaje: Puntos clave en viñetas o listas.
Esto también aplica a los correos electrónicos. Si quieres que alguien realmente lea tu mensaje, usa estas reglas:
Ve al grano desde la primera línea.
Usa listas y párrafos cortos.
Haz preguntas claras si esperas respuesta.
Personaliza el mensaje según el destinatario.
En un mundo con exceso de información, la brevedad es una ventaja.
Como hemos visto hoy, explicar bien no es un talento innato, sino una habilidad que cualquiera puede desarrollar. Como hemos visto, el arte de la explicación tiene cinco claves esenciales:
1. Estructura bien tu mensaje con los 10 elementos clave.
2. Conoce a tu audiencia y adapta el mensaje.
3. Usa los 7 pasos para crear una explicación efectiva.
4. Aprende a improvisar sin perder claridad.
5. Cuando sea necesario, sé breve y directo.
Si aplicas estas estrategias, lograrás que tu audiencia te escuche, entienda y recuerde tu mensaje.
¿Te ha pasado alguna vez que intentaste explicar algo y no salió como esperabas? ¡Cuéntamelo en redes sociales y seguimos la conversación!
Gracias por acompañarme en un nuevo Diario de Innovación, ¡y te espero mañana en Innovation by Default 💡!